E-Rechnung-Ready
Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Mit MyInvoices, unserer digitalen Lösung zur Rechnungsprüfung- und deren Freigabe sind Sie heute schon auf der sicheren Seite!
Schnell
Erkennung und Verarbeitung von Rechnungsdaten in Echtzeit.
Digitale Freigabe-Workflows beschleunigen Ihre Prozesse.
Schnellere DATEV-konforme Bezahlung. Zufriedenere Kunden.
Einfach
Intuitive und benutzerfreundliche Bedienerführung.
Alle relevanten Belegstammdaten stehen sofort nach dem digitalen Empfang einer E-Rechnung bereit.
Sicher
Individuelle Freigabestufen.
Protokollierung aller durchgeführten Schritte.
Automatische Datenerfassung und Speicherung in MyInvoices.
Manipulationssichere und dauerhafte Archivierung Ihrer Belege in optional erhältlichem Archiv möglich (Hier setzen wir als zertifizierter Partner seit Jahren auf die von KPMG testierte Archiv-Lösung von Jobrouter).
Finanzbuchhaltung: Einfach
MyInvoices entlastet Ihre Finanzbuchhaltung massiv bei der Prüfung, Kontierung und Freigabe von Zahlungsvorgängen.
Automatisierte Prozesse: Ihre Eingangsbelege werden ausgelesen und alle relevanten Zahlungsdaten von unserer App erkannt.
Freigaben von Rechnungen mit nur einem Klick. Das spart Ihnen Zeit und Geld.
Abschließend erstellt unsere Lösung Ihren DATEV-konformen Buchungsstapel – fertig.
Alle erfassten Belege werden nach der Verarbeitung nur noch schreibgeschützt angezeigt.
Beschleunigen Sie den Zahlungsvorgang. Das freut Ihre Lieferanten. Und die Rechnungsprüfer.
Leistung
MyInvoices nutzt moderne digitale Technologien, um einen reibungslosen, schnellen sowie sicheren Zahlungsverlauf zu gewährleisten:
- Bei E-Rechnungen: Die Belegerkennung extrahiert relevante Stammdaten aus Ihren E-Rechnungsbelegen.
- Bei „herkömmlichen“ Rechnungen aus dem (EU -) Ausland: Die Texterkennung bereitet Ihre eingescannten Belege für die digitale Weiterverarbeitung vor.
- Leistungsfähige Prozesslogik steuert die Freigabe von Zahlungen basierend auf Nutzergruppen: Kostenstellenverantwortliche, Budgetverantwortliche, Abteilungsleitende oder Geschäftsführung.
- Wiederkehrende „Dauerbuchungen“ können als Vorlagen für regelmässig vorkommende Geschäftsfälle genutzt werden, da die Freigabe nur einmalig durchlaufen werden muss – nachfolgende Anwendungen werden nur noch informiert und protokolliert – der Freigabe- und Zahlungsprozess wird hierdurch massiv beschleunigt und vereinfacht.
- Abschliessend wird ein DATEV-Buchungsstapel erstellt.
- Die Belege können konform zu den Aufbewahrungsvorschriften archiviert werden.
Vorteile
- MyInvoices integriert sich nahtlos in Ihre M365-Umgebung per „Single Sign On“ und unterstützt auch die Multifaktor-Authentifizierung (MFA).
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine Zahlung anweisen dürfen, sind bereits im System bekannt und können sich ohne zusätzliche Benutzerverwaltung anmelden.
- Alle Freigabe-Prozesse (Workflows) – von automatischer Bezahlung, wiederkehrender Rechnungen über verschiedene mehrstufige Freigaben, bis hoch zur Geschäftsführung – werden von Ihnen definiert. Das System erkennt automatisch, welche Freigabestufe für eine Zahlung benötigt wird.
- Für jeden Vorgang können individuelle Abläufe hinterlegt werden. Die Anwendung führt die Nutzer Schritt für Schritt durch den Kontierungs- und Freigabeprozess.
- Eingangs-und Ausgangsrechnungen incl. der jeweiligen Gutschriftsvariante stehen als Belegarten zur Verfügung.
- Anstehende Freigaben werden im individuellen Dashboard (MyInbox) angezeigt.
- Sämtliche Belege können nach definierten Kriterien gefiltert und durchsucht werden.
- Es können Systemtabellen (*) für Kreditoren, Kostenstellen, Sachkonten, Währungen und Buchungsschlüssel genutzt werden.
- Für die Verarbeitung von Ausgangsrechnungen steht auch eine Debitorenliste (*) zur Verfügung.
- Für alle Kunden, die für die Weiterverarbeitung der Buchungsstapel das DATEV-Rechnungswesen nutzen, steht auch der DATEV-komforme Import der o.g. Systemtabellen zur Verfügung, damit diese Informationen nur einmal in Ihrem führenden System erfasst und gepflegt werden müssen – MyInvoices kann die Exporte automatisch einlesen – Ihre Daten sind jederzeit konsistent.
* Teils mandantenabhängig.
Zielgruppe
MyInvoices richtet sich vorwiegend an Unternehmen und Organisationen, die Microsoft 365 einsetzen und sowohl den Empfang von (E-)Rechnungen, die Erfassung, Kontierung und die Freigabe von Rechnungsbelegen digitalisieren möchten.
MyInvoices arbeitet eng mit Microsoft 365 zusammen:
- Belegdaten werden automatisch erfasst und zur optionalen Unterstützung der Beleganzeige aus dem DATEV-Rechnungswesen heraus (nur für DATEV-Nutzer relevant) in einer Sharepoint-Bibliothek bereitgestellt.
- Die einzelnen Freigabeschritte erfolgen direkt in MyInvoices – es wird keine weitere Workflow-Software benötigt.
- Kontierte Buchungsstapel werden an ihre Buchhaltungssoftware übergeben (z.B. DATEV-Rechnungswesen) und dort zur Zahlung angewiesen.
- Danach stehen die Belege weiterhin in MyInvoices schreibgeschützt zur Verfügung und die Übergabe an ein optionales Archivsystem findet ebenfalls im Hintergrund statt.
- Damit sind auch die Voraussetzungen für eine digitale Betriebsprüfung gegeben – der Read-Only Prüferzugang ist Teil des optionalen Archivs.
Belegerfassung
Selbst bei komplexen Rechnungsbelegen erkennt MyInvoices alle wichtigen Zahlungsdaten automatisch und bereitet sie für den weiteren Freigabeprozess auf.
Kontierungen / Buchungen sind in allen (*) Währungen der Welt möglich.
* Derzeit werden 120+ Währungen unterstützt.
Zahlungsfreigabe
Schicken Sie Belege nicht mehr per E-Mail quer durch Ihr Unternehmen.
Alle am Freigabe- und Kontierungsprozess beteiligten Mitarbeitenden haben zum Zeitpunkt ihrer Aktionen und Aktivitäten Zugang zum Beleg, und werden wahlweise in Ihrer Inbox nach Mandant, Rolle, Abteilung geführt – sodass alle beteiligten Mitarbeitenden immer nur das sehen, was gerade relevant ist und als nächstes zur Bearbeitung ansteht (über andere Ansichten stehen neben der persönlichen Inbox weitere Filter und Suchen im Rahmen der Rechte zur Verfügung) :
Mitarbeiter mit Kostenstellen- oder Budgetverantwortung erhalten automatisch per Mail eine Aufforderung zur Zahlungsfreigabe.
Freigabestufen, Eskalationsstufen und Höchstbeträge pro Rolle und Stufe können individuell über den systemeigenen Workflow-Manager ganz ohne Programmierkenntnisse festgelegt werden.
Auch ein Vier-Augenprinzip lässt sich damit komfortabel ab gewissen Betragsgrenzen einrichten.
Durchsuchen und Filterungen der Belege
Kreditoren, Debitoren, Rechnungsnummern, Zeiträume, Kostenstellen etc.:
Durch leistungsfähige Such- und Filterungsfunktionen behalten Sie den Überblick über alle Belege.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, die verschiedenen Ansichten effektiv einzusetzen.
Anbieterunabhängig
MyInvoices organisiert Ihre Zahlungsprozesse anbieterunabhängig und übergibt die Buchungsdaten an die Zahlungs- oder Steuersoftware Ihrer Wahl (besonders geeignet für Unternehmen, die derzeit bereits das DATEV Rechnungswesen einsetzen. Das ist aber keine Voraussetzung).
Hierdurch bleiben Sie flexibel und behalten die Kontrolle über Ihre Belege.
Revisionssicher, Manipulationssicher
Schaffen Sie Ihre Aktenschränke im Keller ab.
MyInvoices unterstützt mit der Sicherung aller Belege im Langzeitarchiv Jobrouter (optional) die langfristige Archivierung Ihrer aufbewahrungspflichtigen Buchhaltungsunterlagen und sorgt für einen sicheren Zugriff, auch über mobile Endgeräte.
Sie können alte Vorgänge jederzeit aufrufen und nachprüfen.
Und Ihre Rechnungsprüfung ist ebenfalls zufrieden.
Anfrage für eine Online-Demonstration
Wir freuen uns, dass Sie an MyInvoices Interesse haben.
Bitte füllen Sie einfach das untenstehende Formular aus. Wir werden uns für eine kostenlose Demonstration der Lösung mit Ihnen in Verbindung setzen.