Zeit für echte E-Rechnungen
„E-Rechnung, Digitale Rechnung? Das machen wir doch längst…? Alle Rechnungen verschicken wir als E-Mail. Mit einer schön gestalteten PDF-Datei im Anhang. Ist das nicht bereits eine E-Rechnung?“
Ja und Nein. 😉 Ein PDF ist schon mal gut, und E-Mail auch. Aber das ist noch keine E-Rechnung, wie sie ab 2025 gesetzlich verpflichtend wird. Eine “echte” E-Rechnung ist maschinenlesbar nach konkreten Vorgaben. Eine XML-Datei beispielsweise.
Dabei kommt es zwar auf das richtige “Layout” an, aber nicht auf Optik: Die Rechnung muss zuerst der Maschine gefallen, erst danach unserem menschlichen Auge.
Es gibt mehrere Möglichkeiten und mehrere Formate, in denen Sie Ihre E-Rechnung erstellen können. Diese Möglichkeiten stellen wir Ihnen hier kurz vor.
Warum überhaupt eine maschinenlesbare Rechnung?
Die Europäische Kommission und die Bundesregierung haben entschieden: Wenn Unternehmen Rechnungen stellen, müssen diese maschinenlesbar sein nach sehr genauen Vorgaben.
Damit werden die Buchung und Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben einfacher, und damit wird auch die Berechnung der jeweiligen Steuern und Abgaben einfacher, schneller und genauer.
Verwaltungsdigitalisierung und E-Government für Ihre Finanzbuchhaltung! Es sieht komplizierter aus als es ist.
Das „Zugpferd“ im B2B
Wenn Sie als Unternehmen einem anderen Unternehmen in Deutschland eine E-Rechnung stellen, werden Sie evtl. gerne das ZUGFeRD-Format verwenden, da es komfortabel zwei „Welten“ verbindet:
In diesem Format werden Ihre PDF-Rechnung und seine XML-Version miteinander verknüpft.
“Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format.”, erläutert das Forum Elektronische Rechnung in Deutschland.
Das PDF ist die sogenannte Sichtkomponente der Rechnung. Die strukturierten maschinenlesbaren Daten der XML-Datei sind ein sogenanntes “inhaltlich identisches Mehrstück“ dieser Rechnung.
Die XRechnung
XRechnung ist ein Datenaustausch-Standard für elektronische Rechnungen.
Sie ist die deutsche Umsetzung der 2014 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Richtlinie „elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Anträgen (2014/55/EU)”.
Anders als Papier- oder PDF-Rechnungen lässt sich die XRechnung ohne manuelle Dateneingaben oder technischen Aufwand verarbeiten. Das von der “Koordinierungsstelle für IT Standards” (KoSIT) entwickelte Dateiformat basiert auf einem strukturierten XML-Datensatz, der eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte ermöglicht.
MyInvoices kann diese beiden Varianten in den aktuellen Versionen verarbeiten.
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