FAQ
Werden die E-Rechnungen und herkömmliche PDF-Rechnungen in einer Vorschau angezeigt?
Ja. Die Belege können Sie jederzeit in einem Fenster rechts neben der Dateneingabemaske anschauen.
(Über die bekannte Optimierungssoftware “Abbyy FineReader” erstellt MyInvoices maschinenlesbare PDFs auch aus schlecht gedruckten Originalrechnungen, wenn es nicht ohnehin eine E-Rechnung war, da entfällt dieser Schritt, denn E-Rechnungen sind von vorneherein maschinenlesbar).
Können die Belege jederzeit gefunden werden?
Ja. Jeder Beleg erhält schon beim Einleseprozess eine eindeutige Dokumentennummer, die sich niemals ändert. Über diese können sie jeden Beleg jederzeit wiederfinden. Außerdem können sie nach allen ausgelesenen bzw. erfassten Dokumentendaten suchen.
Am schnellsten lassen sich die Belege sicherlich über die Filterfunktionen finden: Welcher Kreditor, welches Datum, welche Kostenstelle, welcher Betrag etc.?
Kann eine Rechnung (auch Rechnungspositionen) auf mehrere Kontierungszeilen aufgeteilt werden?
Ja. Sie können jede Rechnung kontierungstechnisch aufteilen.
Beispielsweise: Sie haben 100 Teams-Shirts mit Firmenlogo bestellt und eine Rechnung mit der Gesamtsumme erhalten. Nun können Sie die Rechnung beliebig aufteilen: 30 Teams-Shirts werden auf die Kostenstelle der Abteilung 1 gebucht, 40 Teams-Shirts auf Abteilung und den Rest buchen Sie vorerst ins Lager.
Mit jeder neuen Position wird der noch nicht kontierte Restbetrag der Rechnungssumme automatisch mitberechnet bis zur vollständigen Verbuchung des Gesamtbetrages. Sie können also keine Position vergessen!
(Jede Buchungszeile kann einen unterschiedlichen Mehrwertsteuersatz / Buchungsschlüssel [DATEV-konform] enthalten.)
Kann eine Rechnung auch in einer anderen Landeswährung gebucht werden?
Ja. MyInvoices stellt Ihnen bis zu 120+ Währungen bereit und rechnet sie optional auch in den Euro-Tageskurs um.
Die Auswahlliste der weltweiten Währungen ist als Systemtabelle verfügbar.
Sind Kommentare möglich?
Ja. Bearbeiter können bei jedem Prozessschritt Erläuterungen hinterlassen, etwa: Was ist zu prüfen?
Oder: Warum wurde die Rechnung storniert?
Das ist nicht nur für den aktuellen Bearbeitungsprozess wichtig, um alle Beteiligten in Echtzeit informiert zu halten.
Werden neben den Kreditoren auch die Sachkonten automatisch aktualisiert ?
Ja. Die Kreditoren und Sachkonten werden im System hinterlegt und bspw. mit DATEV synchronisiert.
Sobald Sie neue Kreditoren, Debitoren oder Sachkonten anlegen, sind diese systemweit verfügbar – Wenn Sie mit DATEV als führendem System arbeiten pflegen Sie nur dort Ihre Stammdaten und MyInvoices holt sich die notwendigen Daten zur Aktualisierung automatisch ab.
Erhalten alle Beteiligten eine E-Mail?
Ja. Die Freigabeprozesse definieren Sie im Unternehmen nach Ihren Kriterien:
4-Augen-Prinzip, Budgetgrenzen mit mehreren Freigebern, Geschäftsführungs-Freigaben, etc. MyInvoices weiß durch die Zuordnung des Freigabeprozesses welche Freigeber und wann die Freigeber jeweils per E-Mail informiert werden müssen.
Freigaben können selbstverständlich auch delegiert werden. Die Workflows sind mandantenabhängig und können flexibel parametriert werden.
Werden die Belege direkt an die Buchungssoftware gesendet?
Ja. Sind die Belege freigegeben, erstellt MyInvoices einen neuen Buchungsstapel und liefert diesen an die angebundene Buchhaltungssoftware aus.
Werden die Belege archiviert?
Dies ist optional, und kann auf Kundenwunsch als Zusatzlösung mit unserer Partner-Lösung Jobrouter für die revisionssichere Archivierung erweitert werden.
Die Langzeitarchivierung beginnt in diesem Fall technisch bereits mit dem Einlesen der eingegangenen E-Rechnung oder der gescannten Rechnung über die Zusatz-Lösung JobRouter.
Sobald die Belege gebucht worden sind, können sie nicht mehr bearbeitet und verändert werden. Sie sind aber natürlich weiterhin lesbar (Read-only).
Welche Kosten kommen auf uns zu?
Die Kosten berechnen sich individuell nach Aufwand, der Menge der Belege, die Sie pro Jahr bearbeiten, sowie der Zahl der Bearbeiter-Lizenzen.
Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.